Alle meine Rechnungen sind ab sofort e-rechnungsfähig und enthalten in den PDF-Dateien, in denen die Rechnungen versendet werden, einen zusätzlichen XML-formatierten Datensatz nach dem XRechnung-Standard („ZUGFeRD“). Damit werden die Vorgaben an die Rechnungsstellung, die Gewerbetreibende ab 1. Januar 2025 einhalten müssen, vollumfänglich erfüllt.

Was bedeutet das für Sie?

Im Prinzip gibt es kaum Änderungen auf Ihrer Seite. Meine Rechnung ist optisch unverändert, sondern ist „hinter den Kulissen“ in der PDF-Datei mit zusätzlichen Daten versehen. Diese Daten enthalten elektronisch lesbar die gesamte Rechnung inklusive Positionen.

Die Idee dahinter ist nun, dass Buchhaltungssysteme diese Rechnung direkt auslesen und übernehmen kann, ohne dass die bisher manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Das entlastet Sie aktiv von dieser Arbeit und sorgt auch für Übernahmesicherheit, weil das mögliche „menschliche Versagen“ bei der Rechnungsübergabe weitgehend entfällt.

Was Sie tun können

Falls Sie für eingehende Rechnungen eine gesonderte E-Mail-Adresse verwenden, dann teilen Sie mir diese gern mit und ich berücksichtige das bei zukünftigen Rechnungsstellen. Ich kann Ihnen dann auf diese Weise meine Rechnungen sozusagen direkt ins Buchhaltungssystem einliefern.

Im XRechnung-Standard gibt es zusätzlich die Möglichkeit, optional die Lieferantennummer mit anzugeben. Wenn Sie also für Rechnungen von mir eine Lieferantennummer haben, können Sie mir diese ebenfalls mitteilen und ich setze das in zukünftige Rechnungen dann ein.